Ile kosztuje system QR w hotelu i kiedy się zwraca?

Kiedy właściciel hotelu pyta, ile to kosztuje, zwykle chce wiedzieć coś innego: czy to się opłaci bardziej niż to, co robi dziś. Uczciwa odpowiedź musi więc pokazać obie strony równania. Koszt systemu z jednej strony i koszt tego, co dzieje się w obiekcie, gdy systemu nie ma, z drugiej.

Z czego składa się koszt

Koszt ma dwa elementy: miesięczny abonament liczony za pokój i jednorazowy koszt stojaków kodu QR. Nie ma opłaty wdrożeniowej, bo konfigurację i redakcję treści robimy po swojej stronie, i nie ma kosztu integratora, bo system nie musi łączyć się z PMS, żeby zacząć działać. Pilotaż przez pierwsze 30 dni jest bezpłatny po stronie oprogramowania, więc pierwszy wydatek to wyłącznie produkcja stojaków.

Dla obiektu na 60 pokoi wygląda to następująco: 1800 zł jednorazowo za stojaki do wszystkich pokoi, 0 zł za oprogramowanie w pilotażu i 300 zł miesięcznie po przejściu na abonament. To cała lista pozycji, które trafiają na fakturę.

Ukryty koszt obsługi po staremu

Najczęstszy błąd w kalkulacji zwrotu to porównanie kosztu systemu do zera, czyli założenie, że obsługa gościa dziś nic nie kosztuje, bo robi to recepcja w ramach obowiązków. To fałszywy punkt odniesienia. Każde zgłoszenie telefoniczne to średnio dwie do czterech minut pracy: odebranie, zrozumienie prośby, zapisanie jej, przekazanie dalej i czasem telefon zwrotny z potwierdzeniem.

To wyłącznie koszt czasu. Nie ma tu jeszcze utraconych szans na dosprzedaż ani kosztu słabszych opinii, a jedno i drugie realnie wpływa na przyszłe rezerwacje.

Druga strona równania

• Late check-out i wcześniejsze zameldowanie sprzedawane impulsowo, bez negocjacji z recepcją.

• Zamówienia do pokoju składane wtedy, kiedy gość ma potrzebę, a nie wtedy, kiedy linia telefoniczna jest wolna.

• Usługi dodatkowe widoczne od razu po zeskanowaniu kodu, więc gość nie musi pytać, czy w ogóle są dostępne.

• Więcej opinii od zadowolonych gości, bo prośba trafia do nich w momencie, w którym są najbardziej skłonni ją wystawić.

Policzony przykład: hotel na 60 pokoi

1. 01

   Koszt systemu: 300 zł miesięcznie po pilotażu, czyli 5 zł za każdy z 60 pokoi, plus jednorazowo 1800 zł za stojaki.

2. 02

   Odzyskany czas recepcji: przy 35–45 zgłoszeniach dziennie i konserwatywnym założeniu, że 30 procent trafia teraz przez telefon gościa, to około 10–12 godzin pracy miesięcznie, czyli 500–600 zł.

3. 03

   Dodatkowy przychód: cztery sprzedane late check-outy po 79 zł pokrywają cały miesięczny abonament. Wszystko powyżej tego, łącznie z zamówieniami do pokoju, jest już nadwyżką.

Dla obiektu w przedziale 40–150 pokoi to nie jest inwestycja, na której zwrot czeka się latami. Sam odzyskany czas recepcji zwykle przewyższa abonament, a przychód z propozycji dodatkowych jest nadwyżką ponad to.

Jeśli chcesz zobaczyć ten rachunek na swoich liczbach, czyli liczbie pokoi, obłożeniu i profilu gości, umów 20-minutowe demo. Policzymy zwrot razem, na Twoich danych zamiast przykładowego demo.