Regulamin świadczenia usług TapDesk

Usługodawca

Konrad Spyrka

Adres

ul. Poleska 43/20, Wrocław

E-mail kontaktowy

kontakt@tapdesk.app

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania z aplikacji TapDesk – systemu SaaS (Software as a Service) do zarządzania obsługą gości i zgłoszeniami w obiektach hotelowych, dostępnego pod domeną tapdesk.app oraz jej subdomenami (dalej: „Aplikacja”) – a także zasady korzystania ze strony internetowej tapdesk.app (dalej: „Strona”), świadczonych przez Konrad Spyrka (dalej: „Usługodawca”).

Usługodawca prowadzi działalność pod marką TapDesk. Działalność nie jest obecnie prowadzona w formie zarejestrowanej spółki ani jednoosobowej działalności gospodarczej – Usługodawcą jest osoba fizyczna wskazana powyżej.

Regulamin dostępny jest w każdym czasie pod adresem tapdesk.app/terms i może zostać pobrany oraz zapisany przez Klienta.

2. Definicje

Klient

Hotel, obiekt noclegowy lub inny podmiot, który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Aplikacji.

Użytkownik

Osoba fizyczna działająca w imieniu Klienta (np. pracownik hotelu), posiadająca konto w Aplikacji.

Gość

Osoba korzystająca z funkcji Aplikacji udostępnianych bez rejestracji, w szczególności za pomocą kodów QR lub stojaka Smart Stand – na przykład zgłaszająca usterkę albo wystawiająca opinię.

Konto

Indywidualne konto Użytkownika w Aplikacji, zabezpieczone adresem e-mail i hasłem, z potwierdzeniem adresu e-mail kodem.

Organizacja

Profil Klienta w Aplikacji, do którego przypisani są Użytkownicy, role, uprawnienia i moduły.

Moduł

Samodzielna funkcjonalność Aplikacji dostępna w ramach wybranego planu, w szczególności: Informator, Review Gate (opinie), Zgłoszenia/Technik, Late Check-out, Room Service.

Smart Stand

Fizyczny stojak z kodem QR umożliwiający Gościom dostęp do modułów Aplikacji bez instalowania dedykowanej aplikacji mobilnej.

Abonament

Okresowa opłata za korzystanie z wybranych Modułów, naliczana zgodnie z planem wybranym przez Klienta.

3. Zawarcie umowy o korzystanie z Aplikacji

Umowa o korzystanie z Aplikacji zawierana jest pomiędzy Usługodawcą a Klientem po przeprowadzeniu procesu ustalenia zakresu usługi (zgłoszenie za pośrednictwem formularza kontaktowego na Stronie lub innego kanału kontaktu, rozmowa albo demo, wybór planu i Modułów) oraz po akceptacji niniejszego Regulaminu.

Warunki indywidualne (w tym cena, liczba obiektów, termin wdrożenia, ewentualne rabaty) mogą zostać ustalone odrębnie w formie zamówienia, oferty albo odrębnej umowy pisemnej lub elektronicznej pomiędzy Usługodawcą a Klientem. W przypadku rozbieżności pomiędzy Regulaminem a warunkami indywidualnymi pierwszeństwo mają warunki indywidualne w zakresie, w jakim zostały wyraźnie uzgodnione.

Założenie Konta w Aplikacji przez Użytkownika oraz zawarcie umowy przez Klienta wymaga wyraźnej, aktywnej akceptacji niniejszego Regulaminu i Polityki prywatności (np. przez zaznaczenie odpowiedniego pola podczas rejestracji lub podpisanie umowy) – bez takiej akceptacji rejestracja Konta ani zawarcie umowy nie są możliwe. Użytkownik oświadcza, że działa w imieniu i na rzecz Klienta, z którym Usługodawca zawarł lub zawiera umowę.

4. Zakres usługi

Aplikacja umożliwia Klientom zarządzanie wybranymi Modułami obsługi hotelowej, w tym:

• zarządzanie strukturą obiektu (budynki, strefy, pokoje) i statusami dostępności,

• przyjmowanie, kategoryzowanie i rozliczanie zgłoszeń usterek technicznych (moduł Zgłoszenia/Technik),

• zbieranie i prezentację opinii Gości (moduł Review Gate),

• udostępnianie cyfrowego przewodnika po obiekcie (moduł Informator),

• zarządzanie zespołem, rolami i uprawnieniami Użytkowników w ramach Organizacji,

• rejestrowanie historii działań administracyjnych (log audytowy) oraz zarządzanie sesjami i urządzeniami Użytkowników.

Zakres aktywnych Modułów zależy od wybranego planu (Abonamentu) i może być modyfikowany przez Klienta w trakcie trwania umowy, zgodnie z pkt 6.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do rozwijania Aplikacji, dodawania nowych funkcjonalności oraz modyfikowania istniejących w sposób, który nie ogranicza istotnie zakresu usługi objętego Abonamentem Klienta bez wcześniejszego poinformowania.

5. Wymagania techniczne

Korzystanie z Aplikacji wymaga urządzenia z dostępem do internetu oraz aktualnej wersji przeglądarki internetowej wspierającej standardy HTML5 i JavaScript. Usługodawca nie odpowiada za nieprawidłowe działanie Aplikacji spowodowane niespełnieniem wymagań technicznych, awarią łącza internetowego Klienta lub Gościa albo korzystaniem z nieobsługiwanego oprogramowania.

6. Płatności i Abonament

Korzystanie z Aplikacji jest odpłatne i rozliczane w modelu abonamentowym, w cyklu miesięcznym, zgodnie z planem wybranym przez Klienta (Start, Growth, Signature albo pakiet zbudowany indywidualnie z wybranych Modułów) oraz cennikiem opublikowanym na Stronie lub uzgodnionym indywidualnie. Ceny podane na Stronie są cenami netto za obiekt, niezależnie od liczby pokoi w obiekcie, o ile nie uzgodniono inaczej.

Stojak Smart Stand, jeśli Klient decyduje się na jego zakup, jest rozliczany jako koszt jednorazowy, odrębny od Abonamentu, zgodnie z wybranym materiałem i wariantem wykonania.

Opłaty abonamentowe są płatne z góry za dany okres rozliczeniowy, na podstawie faktury lub innego dokumentu rozliczeniowego wystawionego przez Usługodawcę, w terminie wskazanym na tym dokumencie. Brak terminowej płatności może skutkować ograniczeniem dostępu do Aplikacji po uprzednim wezwaniu do zapłaty, zgodnie z warunkami indywidualnymi umowy.

Zmiana zakresu wybranych Modułów w trakcie okresu rozliczeniowego (rozszerzenie lub zmniejszenie pakietu) jest możliwa po zgłoszeniu Usługodawcy i wchodzi w życie zgodnie z zasadami rozliczeń uzgodnionymi indywidualnie z Klientem, a w ich braku – od kolejnego okresu rozliczeniowego.

7. Okres próbny i testowy dostęp

Usługodawca może, według własnego uznania, udostępnić Klientowi okres próbny lub demonstracyjny dostęp do Aplikacji, o warunkach (czas trwania, zakres Modułów) ustalonych indywidualnie przy udostępnieniu takiego dostępu. Okres próbny nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy płatnej.

8. Obowiązki i odpowiedzialność Klienta

Klient i działający w jego imieniu Użytkownicy zobowiązani są do:

• korzystania z Aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem, Regulaminem i obowiązującymi przepisami prawa,

• zachowania w tajemnicy danych umożliwiających logowanie do Konta oraz niezwłocznego powiadomienia Usługodawcy o podejrzeniu nieautoryzowanego dostępu do Konta,

• zapewnienia, że treści wprowadzane do Aplikacji (w tym zdjęcia dołączane do zgłoszeń, treści Informatora, dane brandingowe) nie naruszają praw osób trzecich, w tym praw autorskich, i nie są niezgodne z prawem,

• wypełnienia własnych obowiązków wynikających z RODO wobec Gości, w zakresie, w jakim Klient jest administratorem danych Gości przetwarzanych za pomocą Aplikacji (zob. Polityka prywatności, pkt 1),

• terminowego regulowania opłat abonamentowych,

• nieprzeprowadzania jakichkolwiek działań mających na celu kopiowanie interfejsu użytkownika (UI), architektury lub wyglądu Aplikacji, dekompilacji, deasemblacji ani innej formy inżynierii wstecznej Aplikacji, jej kodu źródłowego lub kontraktów API – w tym analizowania, przechwytywania lub odtwarzania struktury żądań i odpowiedzi API Aplikacji w celu odtworzenia jej funkcjonalności – z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z przepisów prawa, których nie można wyłączyć umownie.

Klient ponosi odpowiedzialność za działania Użytkowników posiadających dostęp do jego Organizacji, w tym za nadane im role i uprawnienia.

9. Obowiązki i odpowiedzialność Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia usługi z należytą starannością oraz do podejmowania uzasadnionych technicznie i organizacyjnie działań w celu zapewnienia dostępności i bezpieczeństwa Aplikacji, w tym środków opisanych w Polityce prywatności (szyfrowanie, kontrola dostępu na podstawie ról, log audytowy).

Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności Aplikacji i zastrzega sobie prawo do przerw technicznych (planowanych prac serwisowych, aktualizacji) oraz przerw wynikających z okoliczności niezależnych od Usługodawcy (siła wyższa, awarie dostawców infrastruktury, ataki na infrastrukturę sieciową). Usługodawca dołoży starań, aby planowane przerwy techniczne odbywały się w godzinach o niższym natężeniu ruchu i, w miarę możliwości, były zapowiadane z wyprzedzeniem.

Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości opłat abonamentowych uiszczonych przez Klienta za okres 3 (trzech) miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego wynika roszczenie, o ile obowiązujące przepisy prawa dopuszczają takie ograniczenie odpowiedzialności. Ograniczenie nie ma zastosowania do szkód wyrządzonych umyślnie.

10. Reklamacje

Klient może składać reklamacje dotyczące funkcjonowania Aplikacji lub rozliczeń na adres kontakt@tapdesk.app, podając w treści zgłoszenia opis problemu, datę wystąpienia oraz dane umożliwiające identyfikację Organizacji.

Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania i informuje Klienta o wyniku rozpatrzenia na adres e-mail, z którego reklamacja została zgłoszona, albo na inny adres wskazany przez Klienta.

11. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników i Gości w związku z korzystaniem z Aplikacji i Strony określa odrębny dokument – Polityka prywatności – stanowiący integralne uzupełnienie niniejszego Regulaminu. W zakresie, w jakim Usługodawca przetwarza dane osobowe Gości w imieniu i na polecenie Klienta (jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO), warunki takiego przetwarzania mogą zostać dodatkowo uregulowane w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartej z Klientem.

12. Własność intelektualna

Aplikacja, jej kod źródłowy, architektura systemu, kontrakty i schematy API, interfejs użytkownika (UI), szata graficzna, znaki towarowe „TapDesk” oraz materiały udostępniane w ramach Strony są wyłączną własnością intelektualną Kamil Guszpit i są chronione przepisami prawa autorskiego oraz prawa własności przemysłowej. Usługodawca (Konrad Spyrka) świadczy usługę za pomocą Aplikacji na podstawie odrębnej licencji operacyjnej udzielonej mu przez właściciela kodu, nie jest właścicielem kodu Aplikacji, a marka „TapDesk” stanowi przedmiot wspólnej własności obu stron na zasadach określonych w odrębnym porozumieniu między nimi.

Zawarcie umowy o korzystanie z Aplikacji nie przenosi na Klienta żadnych praw własności intelektualnej do Aplikacji – Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Aplikacji w zakresie i na czas trwania umowy, wyłącznie w celu korzystania z jej funkcjonalności zgodnie z przeznaczeniem.

Zabronione jest w szczególności: kopiowanie lub odtwarzanie interfejsu użytkownika (UI) Aplikacji w innych produktach lub usługach, dekompilacja, deasemblacja albo inna forma inżynierii wstecznej kodu Aplikacji, a także analizowanie, przechwytywanie lub odtwarzanie struktury komunikacji z API Aplikacji (w tym żądań i odpowiedzi przesyłanych przez HTTPS, obserwowanych w narzędziach developerskich przeglądarki) w celu odtworzenia, zreplikowania lub obejścia funkcjonalności Aplikacji. Naruszenie tego postanowienia stanowi istotne naruszenie Regulaminu uprawniające Usługodawcę do niezwłocznego rozwiązania umowy, bez uszczerbku dla dalszych roszczeń przysługujących właścicielowi kodu z tytułu naruszenia praw autorskich.

Treści wprowadzane przez Klienta do Aplikacji (w tym dane brandingowe, opisy, zdjęcia) pozostają własnością Klienta. Klient udziela Usługodawcy licencji niezbędnej do przechowywania i wyświetlania tych treści w ramach świadczenia usługi.

13. Czas trwania i rozwiązanie umowy

Umowa o korzystanie z Aplikacji zawierana jest na czas nieokreślony albo określony, zgodnie z warunkami indywidualnymi uzgodnionymi z Klientem, z miesięcznym okresem rozliczeniowym, o ile nie uzgodniono inaczej.

Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec danego okresu rozliczeniowego, przez oświadczenie złożone w formie pisemnej lub elektronicznej (e-mail).

Usługodawca może rozwiązać umowę z Klientem w trybie niezwłocznym w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu przez Klienta, w szczególności zaległości w płatnościach przekraczającej 30 dni po uprzednim wezwaniu do zapłaty, naruszenia postanowień pkt 8 lub 12 albo korzystania z Aplikacji w sposób niezgodny z prawem lub naruszający prawa osób trzecich.

Po zakończeniu umowy Klient ma możliwość wystąpienia o eksport danych zgromadzonych w Aplikacji w rozsądnym terminie, nie krótszym niż 14 dni od dnia zakończenia umowy, po czym dane mogą zostać usunięte, z zastrzeżeniem okresów przechowywania wymaganych przepisami prawa (zob. Polityka prywatności).

14. Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, w szczególności w związku ze zmianą zakresu funkcjonalnego Aplikacji, zmianą przepisów prawa lub warunków świadczenia usługi. O zmianach Regulaminu Klienci posiadający aktywną umowę zostaną poinformowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed ich wejściem w życie, na adres e-mail przypisany do Konta lub Organizacji. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, ma prawo rozwiązać umowę w trybie wskazanym w pkt 13, ze skutkiem przed wejściem zmian w życie.

15. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień.

Wszelkie spory wynikające z umowy o korzystanie z Aplikacji strony będą starały się rozwiązać w pierwszej kolejności w drodze negocjacji. W przypadku braku porozumienia spór podlega rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy według przepisów ogólnych.