Polityka prywatności

Administrator danych osobowych

Konrad Spyrka

Adres

ul. Poleska 43/20, Wrocław

E-mail kontaktowy w sprawach ochrony danych

rodo@tapdesk.app

Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej dostępnej pod adresem tapdesk.app (dalej: „Strona”) oraz osób korzystających z aplikacji TapDesk – systemu do zarządzania obsługą gości i zgłoszeniami w obiektach hotelowych, dostępnego pod subdomenami tapdesk.app (dalej: „Aplikacja”, łącznie ze Stroną: „Serwis”) – w związku z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Polityka dzieli się na dwie części: część I dotyczy osób odwiedzających Stronę (np. potencjalnych klientów wypełniających formularz kontaktowy), część II dotyczy użytkowników Aplikacji (pracowników hoteli korzystających z panelu administracyjnego) oraz gości hotelowych korzystających z funkcji dostępnych za pomocą kodów QR i stojaków, bez rejestracji.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Serwisu jest Konrad Spyrka, osoba fizyczna, adres: ul. Poleska 43/20, Wrocław, e-mail: rodo@tapdesk.app (dalej: „Administrator”). Serwis prowadzony jest pod marką TapDesk. Działalność nie jest obecnie prowadzona w formie zarejestrowanej spółki ani jednoosobowej działalności gospodarczej – Administratorem jest osoba fizyczna wskazana powyżej.

W przypadku danych osobowych gości hotelowych przetwarzanych w ramach Aplikacji (np. opinii lub zgłoszeń usterek przesyłanych za pomocą kodów QR) administratorem danych tych gości jest hotel lub organizacja korzystająca z Aplikacji, a Administrator (Konrad Spyrka / TapDesk) występuje w tym zakresie jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO, na podstawie umowy o korzystanie z Aplikacji zawartej z tym hotelem.

Część I. Strona internetowa tapdesk.app

2. Jakie dane zbiera Strona

Dane osobowe na Stronie są zbierane wyłącznie za pośrednictwem formularza kontaktowego (sekcja „Kontakt”). Strona nie prowadzi newslettera ani samodzielnej rejestracji użytkowników – konto w Aplikacji zakłada się w panelu Aplikacji, co opisuje część II.

W ramach formularza kontaktowego przetwarzane są następujące dane:

• imię

• nazwa hotelu lub firmy

• adres e-mail

• liczba pokoi (informacja o skali działalności)

• treść wiadomości (opcjonalnie)

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

Dane przekazane w formularzu kontaktowym przetwarzane są w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty oraz podjęcia działań zmierzających do zawarcia i realizacji umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą), a w zakresie danych wykraczających poza to, co niezbędne do zawarcia umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci prowadzenia korespondencji biznesowej).

4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przekazane w formularzu kontaktowym są przechowywane przez czas trwania relacji biznesowej nawiązanej w wyniku zgłoszenia, a po jej zakończeniu – do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z tą relacją. Jeśli zgłoszenie nie doprowadzi do nawiązania współpracy, dane mogą zostać usunięte wcześniej: na żądanie osoby, której dane dotyczą, albo gdy staną się zbędne dla celu, w jakim zostały zebrane.

5. Odbiorcy danych

Treść zgłoszeń przesłanych przez formularz kontaktowy jest przekazywana za pomocą usługi komunikatora internetowego (Telegram) w celu szybkiego powiadomienia Administratora o nowym zgłoszeniu. Dostawca tej usługi może przetwarzać te dane jako odrębny administrator, zgodnie z własną polityką prywatności. Poza tym dane nie są przekazywane innym odbiorcom, z wyjątkiem podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa (np. organów administracji publicznej, na ich uzasadnione żądanie).

Strona jest hostowana w infrastrukturze Cloudflare, Inc., która pełni funkcję dostawcy infrastruktury technicznej: hostingu, dostarczania treści i ochrony przed atakami.

6. Analityka i cookies

Strona korzysta z narzędzia Cloudflare Web Analytics do zbierania anonimowych, zagregowanych statystyk odwiedzin (np. liczba odwiedzin, kraj, typ urządzenia). Narzędzie nie wykorzystuje plików cookies ani innych technologii śledzących, nie przechowuje danych umożliwiających identyfikację konkretnego użytkownika i nie wymaga zgody na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych ani prawa telekomunikacyjnego. Poza wskazanym narzędziem Strona nie wykorzystuje własnych plików cookies analitycznych, marketingowych ani śledzących.

Część II. Aplikacja TapDesk (panel hotelu i funkcje dla gości)

7. Jakie dane zbiera Aplikacja

Aplikacja TapDesk jest systemem SaaS udostępnianym hotelom do zarządzania zgłoszeniami usterek, opiniami gości i innymi modułami obsługi hotelowej. W ramach Aplikacji przetwarzane są następujące kategorie danych:

7.1. Dane kont użytkowników (pracowników hotelu)

• adres e-mail, imię, nazwisko, zdjęcie profilowe (avatar),

• hasło – przechowywane wyłącznie w formie zaszyfrowanej (zahashowanej), nigdy w postaci jawnej,

• dane sesji i urządzeń: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, nazwa urządzenia, znaczniki czasu logowania i aktywności – w celu zarządzania bezpieczeństwem sesji i umożliwienia użytkownikowi przeglądu oraz wylogowania zalogowanych urządzeń,

• historia działań w Aplikacji (log audytowy): typ akcji, moduł, znacznik czasu, adres IP i informacje o urządzeniu – w celach bezpieczeństwa, rozliczalności i zgodności z wymogami organizacyjnymi klienta.

7.2. Dane organizacji (hotelu) i zespołu

• nazwa hotelu lub organizacji, adres, dane brandingowe (logo, kolory), struktura obiektu (budynki, strefy, pokoje),

• role i uprawnienia przypisane członkom zespołu, zaproszenia do zespołu (adres e-mail osoby zapraszanej, przypisywana rola).

7.3. Dane zgłoszeń usterek (moduł Technik / Zgłoszenia)

• treść zgłoszenia, kategoria, priorytet, lokalizacja (pokój, strefa), zdjęcia dołączone do zgłoszenia, koszty i materiały użyte do naprawy, dane osoby przypisanej do realizacji zgłoszenia,

• identyfikator osoby zgłaszającej – w przypadku zgłoszeń od gościa hotelowego (przez kod QR na stojaku) zgłoszenie nie wymaga logowania i nie jest powiązane z tożsamością gościa, poza opcjonalną treścią samego zgłoszenia i zdjęciem.

7.4. Opinie gości (moduł Review Gate)

• ocena (1–5) i treść komentarza – zbierane anonimowo, bez wymogu logowania czy podawania danych identyfikujących gościa,

• Aplikacja umożliwia hotelowi samodzielne skonfigurowanie, czy i gdzie zachęcić gościa do opublikowania opinii również na wybranej przez hotel zewnętrznej platformie recenzji – decyzję o włączeniu takiej opcji oraz wybór platformy podejmuje wyłącznie dany hotel, a Aplikacja udostępnia mu do tego narzędzie konfiguracyjne.

7.5. Zgłoszenia błędów technicznych (bug report)

• opis problemu, adres URL, na którym wystąpił błąd, typ urządzenia, rozdzielczość ekranu, informacje o przeglądarce, identyfikator śledzenia błędu oraz ostatnie błędy techniczne zarejestrowane przez aplikację – w celu diagnozy i naprawy usterek technicznych.

8. Cel i podstawa prawna przetwarzania

Dane w Aplikacji są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• zawarcie i wykonanie umowy o korzystanie z Aplikacji zawartej z hotelem – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (w relacji z użytkownikiem będącym pracownikiem hotelu) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes w postaci świadczenia usługi na rzecz hotelu, z którym umowę zawiera organizacja, a nie osoba fizyczna),

• zapewnienie bezpieczeństwa logowania, wykrywanie nieautoryzowanego dostępu oraz prowadzenie logów audytowych – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora i klienta w zabezpieczeniu systemu),

• obsługa zgłoszeń usterek i opinii gości – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes hotelu w utrzymaniu jakości obsługi) w relacji do gości oraz art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w relacji do wykonania umowy z hotelem,

• diagnostyka i naprawa błędów technicznych – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu prawidłowego działania Aplikacji).

9. Okres przechowywania danych

Dane kont użytkowników i organizacji są przechowywane przez czas trwania umowy o korzystanie z Aplikacji zawartej z danym hotelem, a po jej zakończeniu – przez okres niezbędny do rozliczenia usługi oraz ustalenia lub obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż wymagają tego przepisy prawa, w tym przepisy podatkowe i o rachunkowości. Logi audytowe i dane sesji są przechowywane w okresach zgodnych z wymogami bezpieczeństwa i rozliczalności ustalonymi z klientem, a następnie usuwane lub anonimizowane. Dane zgłoszeń błędów technicznych są przechowywane przez czas niezbędny do diagnostyki i naprawy zgłoszonych problemów.

10. Odbiorcy danych

Dane przetwarzane w Aplikacji mogą być powierzane następującym kategoriom podmiotów, wyłącznie w celu świadczenia usługi:

• dostawcy infrastruktury hostingowej i sieciowej niezbędnej do działania Aplikacji i Strony,

• dostawca poczty transakcyjnej – w celu wysyłki e-maili weryfikacyjnych, kodów potwierdzenia konta i powiadomień,

• dostawca usług monitoringu i diagnostyki błędów technicznych Aplikacji,

• zewnętrzna platforma opinii – wyłącznie w zakresie i na zasadach skonfigurowanych samodzielnie przez dany hotel w ustawieniach modułu opinii, w celu przekierowania gościa do publikacji opinii na platformie wybranej przez ten hotel.

Dane nie są sprzedawane ani przekazywane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

11. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców infrastruktury i usług wskazanych w niniejszej polityce może przetwarzać dane na serwerach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się z zastosowaniem zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w tym standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

12. Bezpieczeństwo danych

Aplikacja stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, w tym: szyfrowanie hasła metodami kryptograficznymi uznanymi za bezpieczne, szyfrowane połączenia (HTTPS/TLS), opcjonalne uwierzytelnianie wieloczynnikowe, kontrolę dostępu na podstawie ról i uprawnień, rejestrowanie zdarzeń w logu audytowym oraz separację danych pomiędzy organizacjami korzystającymi z Aplikacji. Ze względów bezpieczeństwa szczegóły techniczne implementacji tych środków nie są publicznie ujawniane.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,

• sprostowania (poprawienia) danych,

• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),

• ograniczenia przetwarzania,

• przenoszenia danych,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,

• wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa – jeśli przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

Użytkownicy Aplikacji (pracownicy hotelu) mogą samodzielnie zarządzać swoimi danymi profilowymi, sesjami i urządzeniami w ustawieniach konta. W celu realizacji pozostałych praw, w tym w imieniu gości hotelowych, prosimy o kontakt na adres rodo@tapdesk.app lub bezpośrednio z danym hotelem, jeśli administratorem danych gościa jest ten hotel (zob. pkt 1).

14. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych w formularzu kontaktowym na Stronie oraz przy rejestracji konta w Aplikacji jest dobrowolne, jednak niezbędne do skorzystania z odpowiedniej funkcjonalności – w pierwszym przypadku do udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie, w drugim do utworzenia i obsługi konta w Aplikacji. Podanie danych przez gościa hotelowego w module opinii lub zgłoszeń usterek jest w pełni dobrowolne i możliwe bez podawania jakichkolwiek danych identyfikujących.

15. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, sposobu funkcjonowania Serwisu lub zakresu przetwarzanych danych. Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna na tej stronie. Zasady korzystania z Aplikacji określa Regulamin.